donderdag 16 augustus 2018
Lettergrootte

Algemene Leden Vergadering (ALV) 2013

Notulen Algemene Leden Vergadering (ALV) d.d. 12 februari 2013

Agendapunten:

  1. Opening.
    Bestuurswisseling:
    • Bert Bloembergen (penningmeester) is aftredend en herkiesbaar als ‘algemeen lid’.
    • Vacature ‘penningmeester’, waarvoor als kandidaat wordt voorgedragen Jan Mulder.
    • Vacature ’algemeen bestuurslid’, vertegenwoordigend de Jeugdcommissie, waarvoor als kandidaat wordt voorgedragen Agnes Baas.
      (Tegen)kandidaten kunnen zich melden bij de secretaris tot 24 uur voor aanvang van de vergadering.
  2. Mededelingen.
  3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 21 februari 2012 (zie Centre Court nov. 2012).
  4. Verslag Kascommissie en personele mutaties.
  5. Jaarrekening 2012 en Begroting 2013.
  6. Verslag en plannen Commissies met vaststelling van de personele mutaties:
    • Technische Commissie.
    • Toernooicommissie.
    • Competitiecommissie.
    • Jeugdcommissie.
    • Parkcommissie.
    • Clubhuiscommissie.
    • Sponsorcommissie
    • Diverse Toss commissies.
  7. Beleidsplan 2013-2017.
  8. Eventuele initiatiefvoorstellen, schriftelijk ingediend door minimaal 5 leden die uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering zijn gedeponeerd bij de secretaris.
  9. Rondvraag.
  10. Sluiting.
  1. Opening

    De ALV werd om 20.00 uur geopend door voorzitter Piet Swieter.

    De presentielijst was door 20 leden getekend. De quorumeis van 28 (op basis van 281 stemgerechtigde leden) werd dus niet gehaald en om 20.15 uur werd er een nieuwe vergadering uitgeschreven.
    Voorzitter opent deze vergadering en heet iedereen hartelijk welkom.

    Aanwezig:
    Piet Swieter, Jelle Blaauw, Bert Bloembergen, Fina Mulder, Jan Mulder, Roelof Mulder, Jelly Blaauw, Renee Holtrop, Henk Mulder, Henk Hingstman, Wim van der Velde, Georg Wiegand, Derk Jan Lesman, Geert Sluiter, Roswitha Zwart, Annemarie Hoving, Ronald Zwart, Hennie de Vries, Hilda Rotgers en Puck de Vries.

    Bestuurswisseling:
    De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde functiewisseling van Bert Bloembergen en de benoeming van de kandidaten Jan Mulder en Agnes Baas als penningmeester respectievelijk algemeen bestuurslid.

  2. Mededelingen

    Er hadden zich 26 leden formeel afgemeld voor deze vergadering, namelijk:
    Ben en Thea Ernens, Henk Blik, Bea Knollema, Georg Wiegand, Lidwien de Boer, Ellen Hagedoorn, Paul Tahalele, Ans Speelman, Ineke Knape, Wil Grote, Wim en Janneke Wes, Theo Wolleswinkel, Eeske Verhallen, Dimphy Hoitzing, Co van de Wege, Reinout Kuhn, Agnes Baas, Gert Olieman, Wessel Hagels, Auke Lemstra, Colinda Gerbranda, Peter Mulder, Kiens Wekema en Leen de Graaf. 

    Verder zijn er geen mededelingen.

  3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 21 februari 2012

    De notulen van de ALV d.d. 21 februari 2012 zijn ongewijzigd vastgesteld.

  4. Verslag Kascommissie en personele mutaties
    • De Kascommissie, vertegenwoordigd door de leden Ben Ernens en Dimphy Hoitzing, heeft de administratie, rekening en verantwoording over het boekjaar 2012 gecontroleerd en deze in goede orde bevonden. De ledenvergadering verleent de penningmeester decharge.
    • Betreffende commissieleden zijn niet aanwezig en ook niet aftredend, dus de vergadering besluit beide leden te handhaven in de Kascommissie .

    Geert Sluiter vraagt aan de penningmeester of de kas en boekhouding voor wat betreft de ‘inkomsten en uitgaven Clubhuis’ gecontroleerd zijn op haar eindstand met een saldo van € 0,00. Penningmeester bevestigd dat deze controle heeft plaatsgevonden.

  5. Jaarrekening 2012 en Begroting 2013 

    De leden zijn reeds vooraf via mail geïnformeerd over de onderliggende cijfers, inclusief toelichting.

    Bert Bloembergen presenteert (in zijn hoedanigheid als penningmeester) de cijfers en beargumenteert waar nodig de onvoorzien sterke verschillen tussen begroting en realisatie 2012 en de daarop gebaseerde begroting voor 2013.

    Het jaar 2012 is afgesloten met een negatief resultaat van € 2.000.

    De Clubhuisinkomsten zijn ca. € 1000 netto lager uitgevallen dan in het jaar daarvoor, waarvan als voornaamste oorzaak wordt aangewezen het slechte voorjaar vanwege niet bespeelbaarheid van de banen als gevolg van winterse weersomstandigheden.

    Het groot- en jaarlijks onderhoud van de banen en het gebouw was voorheen voor rekening van de
    gemeente Aa en Hunze. Vanaf 2010 komen deze kosten en andere zaken voor rekening van de
    tennisvereniging. De kosten van het specialistisch onderhoud van de zandkunststof banen bedragen
    jaarlijks € 2.900. In 2012 zijn vanuit het budget van de Parkcommissie extra kosten gemaakt: buizen hekwerk, veiligheidslijnen lichtmasten, vervanging lampen, tennisrood infillmateriaal, extra kosten Univé i.v.m. extra voorwaarden opstalverzekering (o.a. dievenklauwen, cilinderslot en bijzetslot).

    Toelichting op de begroting 2013
    De afzonderlijke commissies hebben hun wensen voor 2013 kenbaar gemaakt. Per commissie
    zijn voor 2013 de volgende taakstellende begrotingen vastgesteld:
    1. Parkcommissie € 7.200
    2. Jeugd € 700
    3. Senioren/Toernooicommissie € 700
    4. Clubhuiscommissie € 500
    5. Technische commissie € 2.100

    Dit betekent, dat de commissies meer verantwoordelijkheid krijgen bij de besteding van hun budget.

    Financiële positie per 31 december 2012.
    Per 31 december 2012 bedraagt de alg. reserve inclusief het resultaat (€ 32.200 – € 2.000) € 30.200.
    De alg. reserve is bedoeld als risico en weerstandsreserve voor niet direct op te vangen tegenvallers.
    Er is gestart met de opbouw van een drietal voorzieningen:
    • vervanging tennisbanen;
    • vervanging baanverlichting;
    • groot onderhoud en vervanging inventaris clubhuis.

    Voorstellen ALV 12 februari 2013:

    1. Invoering van een tweetal nieuwe lidmaatschappen:
      • Donateurschap/niet-spelend lid; voor leden die hun tennisloopbaan beëindigen, maar onzevereniging toch een warm hart toedragen. Kosten € 25 per jaar.
      • Winterlidmaatschap; het winterlidmaatschap loopt van 1 oktober tot en met 31 maart van het daarop volgende kalenderjaar. Het lidmaatschap bedraagt € 40 voor seniorleden.
    2. Invoering van een tweetal kortingen:
      • Gezinskorting:
        Op de contributie wordt korting gegeven indien meer dan 2 personen uit een gezin lid zijn.
        De volgende kortingen zijn van toepassing voor thuiswonende kinderen tot 18 jaar:
        1e kind €   5,00 per jaar;
        2e kind € 10,00 per jaar;
        3e kind € 15,00 per jaar.
      • Studentenkorting: na inlevering kopie collegekaart € 35,00 per jaar.
    3. Weerstandsreserve
      • Het bestuur stelt voor deze weerstandsreserve terug te brengen van € 30.200 naar €  20.000.
        Dit bedrag moet voldoende zijn om financiële tegenvallers in de toekomst op te kunnen vangen. Van het verschil van € 10.200 gaat € 9.000 naar de voorziening vervanging baanverlichting en € 1.020 naar de voorziening groot onderhoud en vervanging inventaris clubhuis.

    Besluiten:

    • De ledenvergadering gaat akkoord met bovengenoemde 3 voorstellen.
    • De begroting wordt goedgekeurd door de ledenvergadering.
       
  6. Verslag en plannen commissies met vaststelling van de personele mutaties

    De leden zijn vooraf via de mail geïnformeerd over de verslagen over 2012 van de diverse commissies en hierover zijn ter vergadering geen inhoudelijke opmerkingen geplaatst.

      • Technische Commissie
        Toegetreden zijn:
        • Ans Speelman voor de jongste jeugd.
        • Ronald Zwart voor de senioren.
        • Jan Willem Swieter voor de begeleiding van jeugd tijdens toernooien.

    Verder geen wijzigingen/opmerkingen.

      • Toernooicommissie
        Bert Bloembergen (tevens algemeen bestuurslid) is toegetreden.

    Verder geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Competitiecommissie

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Jeugdcommissie
      Het in te voeren programma ‘Tenniskids’ zal doorschuiven naar 2014. Dit jaar zal er worden gewerkt aan de benodigde KNLTB-certificering voor wat betreft training/begeleiding.

      Verder geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Parkcommissie

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Clubhuiscommissie

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

      • Redactiecommissie/Webmaster
        De overgang naar digitale informatievoorziening heeft zijn intrede gedaan met de realisatie van een nieuwe website en verder communicatie richting leden via e-mail.
        Het clubblad ‘Centre Court’ is hiermee vervallen.
        Peter Mulder heeft zijn activiteiten als webmaster beëindigd en voorzitter bedankt hem voor zijn inspanningen. Als blijk van waardering ontvangt hij een kadobon.
        In een eerder stadium is Erika Ratering reeds met een bloemetje door Ans Jacobs bedankt voor haar ondersteuning binnen de Redactie.
        Ans Jacobs heeft te kennen gegeven nog verdere redactionele ondersteuning te bieden in relatie tot de aangedragen kopij voor de website. Over de precieze invulling daarvan wordt intern nog nader overlegd.

    Verder geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Sponsorcommissie

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Maandagavond Toss

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Woensdagochtend Toss

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Zondagochtend Toss

      Geen wijzigingen/opmerkingen.

    • Ledenadministratie

      Geen bijzonderheden.

    • 55 Plus

      Vacature(s).

  7. Beleidsplan 2013 – 2107.

    De leden zijn vooraf (via de mail) geïnformeerd over het concept Beleidsplan 2013 - 2017.

    Een onderdeel van het Beleidsplan is het speerpunt ‘Ledental, werving, behoud en opbouw’.
    Naast de eerder genoemde nieuwe website wordt een brochure samengesteld. Deze kan jaarlijks in maart huis aan huis worden verspreid in de regio Rolde. De brochure wordt qua uitstraling en lay-out in overeenstemming gebracht met de site.
    De brochure is bedoeld voor alle inwoners van de regio, de bedrijven annex potentiële sponsors en de toeristen.
    In de brochure wordt vermeld wat de club kan betekenen voor de verschillende doelgroepen.
    Fina Mulder presenteert het prototype van de brochure zoals die momenteel bij de drukker ligt.
    Verder wordt er een flyer samengesteld waarin de toerist worden gewezen op de mogelijkheid om een baan op onze tennisaccommodatie te huren.

    Voorzitter geeft in grote lijnen een toelichting op het Beleidsplan, waarin met name het klassieke karakter van de vereniging blijft behouden. Ook de cohesie van de leden onderling is een belangrijke factor. Daarnaast wijst de voorzitter op de ambities in relaties tot specifieke innovaties met als doel een aansprekende tennisvereniging in de regio te worden.
    Uiteraard hebben deze ambities in de toekomst financiële consequenties en zal de uitvoering ervan op termijn niet kunnen plaatsvinden binnen de huidige contributiestructuur.
    Voorzitter meldt dat we binnen de vereniging een nieuw tijdperk zijn ingegaan met het Beleidsplan, een nieuwe website en diverse andere ambities (accommodatie, verlichting, etc.).
    Vanuit het Beleidsplan zullen de jaarplannen worden opgesteld.

    Geert Sluiter merkt op dat hij het Beleidsplan met veel plezier heeft gelezen en geboeid werd door de inhoud. De wijze van formulering heeft hem erg aangesproken, met name de doelstellingen m.b.t. de jeugd, de accommodatie, de vernieuwende activiteiten richting commerciële partners (samenwerking met het Hof van Saksen, bedrijfslidmaatschappen en -toernooien, etc.).

    Besluiten:
    • De vergadering gaat akkoord met het Beleidsplan 2013 - 2017.
    • Het Beleidsplan zal op de website worden geplaatst.
    • Gemeente Aa en Hunze zal over het Beleidsplan worden geïnformeerd.

  8. Initiatiefvoorstellen

    Er zijn geen initiatiefvoorstellen ingediend.

  9. Rondvraag
    • Geert Sluiter spreekt zijn dankwoord uit richting alle commissieleden en heeft bewondering voor de eensgezindheid en samenwerking ten aanzien van de uitvoering van activiteiten.
    • Voorzitter meldt aansluitend dat TV Rolde een klassieke vereniging is, dus werkt met veel vrijwilligers en spreekt zijn dank uit richting de vrijwilligers voor hun tomeloze inzet. We kunnen niet zonder.
    • Geert Sluiter merkt verder nog op dat het geen kwaad kan om het College van B&W van de gemeente Aa en Hunze te informeren over het Beleidsplan. Ook dhr. Popken van RTV-Drenthe informeren dat er binnen TV Rolde een nieuw Beleidsplan is opgesteld en vastgesteld in de ALV.
      Dit alles in het kader van imagoverbetering.
    • Henk Hingstman geeft het Bestuur in overweging na te denken over voorzieningen waarmee kan worden gegarandeerd dat er inderdaad het hele jaar kan worden doorgetennist, bijvoorbeeld door bij sneeuw de banen tijdelijk met een zeil af te dekken (zoals bij Wimbledon).
    • Voorzitter doet nog een oproep voor deelname aan het Kick Off toernooi.
    • Ronald Zwart stelt nadere vragen over de aanschaf van zonnepanelen. Dit naar aanleiding van het afwijzen van de ontvangen offerte hierover (verzoek Ben Ernens in de ALV van 2012) en er geen nadere informatie is ontvangen over het rendement voor TV Rolde. Ronald Zwart zal binnen het Bestuur nog eens een presentatie geven over de haalbaarheid.
    • Roelof Mulder meldt dat er toch regelmatig ‘gemopper’ plaatsvindt van leden dat zij 1 of 2 bardiensten moeten draaien en soms leidt dit zelfs tot een opzegging van het lidmaatschap. Voorzitter oppert in dit verband de idee om ‘slapende’ leden niet in te zetten voor de bardiensten en stelt dat het Bestuur hierover verder zal nadenken. In dit verband denkt Fina Mulder aan het plan om vrijwilligersgroepen in te zetten die maandelijks rouleren voor wat betreft de verantwoordelijkheid van de bardiensten.

      Verder geen bijzonderheden.

  10. Sluiting
    Vz. bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en om ca. 22.00 uur wordt de Algemene Leden Vergadering beëindigd.

Bericht van het Bestuur

Met ingang van het jaar 2013 zijn we helemaal overgegaan naar het digitale tijdperk.
Het Centre Court van november 2012 was dus het laatste gedrukte clubblad dat u ontving.
We danken de dames van de redactie voor hun inspanningen. Met name Ans Jakobs en Erika Ratering hebben ervoor gezorgd dat de leden op de hoogte werden gehouden van het wel en wee in de vereniging, veelal  verluchtigd met foto’s. Daarnaast ook een speciale dank  richting Peter Mulder die zich als webmaster heeft ingespannen om de ‘oude’ website zo actueel mogelijk in de lucht te houden.

Via de nieuwe website en een digitale nieuwsbrief zullen we u in de toekomst informeren over de belangrijkste zaken binnen de vereniging. We streven ernaar dat u ook interactief daarop uw reacties kunt geven. Uit een inventarisatie blijkt dat het overgrote deel van de leden een mailadres heeft. 
De mensen die dat niet hebben en toch op de hoogte gehouden willen worden, kunnen op een aangepaste manier van informatie worden voorzien.
Een terugblik op het afgelopen zomerseizoen 2012 geeft ons een voldaan gevoel. De deelname aan de verschillende competitiesoorten en de resultaten daarin zijn verheugend. Een paar kampioenen, waaronder het jongensteam, waren de uithangborden voor de TVRolde. Van harte gefeliciteerd.
De Toernooicommissie heeft een aantal succesvolle toernooien georganiseerd.
De clubkampioenschappen lieten een stijgend aantal deelnemers zien en het niveau van de wedstrijden, vooral in de eindstrijden, was van hoog niveau. We hebben finales verspeeld onder grote publieke belangstelling. Zelfs het terras beneden zat vol. De toss op zondagochtend wordt zo goed bezocht dat een enkeling zelfs durft te spreken over een tekort aan banen. Op woensdagavond maakten we het zelfs in november mee dat er moet worden afgehangen vanwege het grote aantal liefhebbers.
Op dit moment is de wintercompetitie voor clubleden begonnen. Het aantal deelnemers is zo groot dat de commissie haar handen vol heeft gehad om de speelschema´s op tijd klaar te krijgen. Het is gelukt en we kunnen tot april onze prestatiedrang weer uitleven.
Op de eerstvolgende ledenvergadering in februari 2013 zullen we het nieuwe beleidsplan voor de komende 5 jaar met u doornemen. Vooraf zullen de stukken u digitaal worden toegestuurd, zodat u zich kunt inlezen en voorbereiden. We hopen op een grote opkomst. Vorig jaar konden we de vergadering zonder schorsing beginnen omdat het vereiste aantal leden aanwezig was. Komende vergadering kunt u laten zien dat de kantine aan de kleine kant is door met nog meer te komen. De agenda is er naar.

De voorzitter.

Wanneer sla jij je slag bij TV Rolde?

Met deze slogan heeft TV Rolde zich in 2013 nadrukkelijk gepresenteerd als tennisvereniging in Rolde en de omliggende dorpen als Grolloo, Balloo, Ekehaar en Nijlande.
In het Beleidsplan 2013-2017 (zie elders op deze site) is onder andere via het hoofdstuk  ‘Commercieel Beleid’ aandacht voor de plannen m.b.t. het speerpunt ‘Werving nieuwe leden’.
Hierin is tevens aangegeven d.m.v. welke uitingen een en ander gaat plaatsvinden, zoals:

  • een nieuwe website;
  • een Informatiebrochure;
  • een flyer.

Een nieuwe website
Deze is daags na de Algemene Leden Vergadering van 12 februari 2013 live gegaan.
Paul Tahalele, tennislid van onze vereniging, heeft - in nauw overleg met het Bestuur - de site ontwikkeld en gemaakt tot wat het nu is.
 
De brochure
Deze is huis-aan-huis verspreid en hierin worden potentiële leden van harte uitgenodigd om binnenkort eens bij TV Rolde te komen kijken en zelf te ervaren wat tennis met hen doet. Zo worden in deze brochure onder andere de volgende onderdelen nader belicht:

  • Een sport voor iedereen.
  • Het spelplezier en de gezelligheid.
  • De tennisactiviteiten.
  • De lessen.

De flyer
Deze is bestemd voor de tennisliefhebber die ook in de vakantie graag een potje tennist.

In een sfeer van prettige samenwerking met het Bestuur zijn zowel de brochure als de flyer door het communicatieadviesbureau ‘Character communicatie’ uit Nooitgedacht ontwikkeld, met ondersteuning van Alie Goeree uit Exloo voor wat betreft de grafische vormgeving.
Dit heeft geleid tot een tweetal mooie eindproducten.

P1020058-1P1020062-1

Login